Cómo se constituye una compañía en Ecuador

Constituir una compañía en Ecuador dejó de ser un trámite de semanas con notaría de por medio. Dos reformas lo cambiaron: la que creó la S.A.S., la sociedad por acciones simplificada, en 2020, y la reforma societaria de 2023. Lo que sigue es el camino en el orden en que ocurre, y lo que conviene tener listo antes de empezar cada paso.

1. Elegir la figura

Es la única decisión difícil de deshacer después, porque determina el capital mínimo, cuántos socios caben y cómo se transfiere la propiedad. La comparación completa está en S.A., Cía. Ltda. o S.A.S.; el resumen es que la S.A.S. se llevó la gran mayoría de las constituciones nuevas porque eliminó el capital mínimo y la escritura pública, mientras la limitada sigue teniendo sentido cuando los socios quieren poder vetar por ley la entrada de terceros, y la anónima cuando el capital va a rotar.

2. Reservar la denominación

El nombre se reserva ante la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, que comprueba que no esté ya tomado ni sea confundible con otro. Dos consejos que ahorran vueltas: lleva alternativas preparadas, y piensa cómo sonará el nombre en el día a día. Muchas compañías acaban operando con un nombre comercial distinto de su razón social, y ese nombre comercial es el que la gente busca.

Puedes hacerte una idea de qué nombres existen ya buscando en este directorio, aunque la reserva formal solo la resuelve la Superintendencia.

3. Tener firma electrónica

El trámite es electrónico de punta a punta, así que cada socio o accionista que deba firmar necesita su certificado de firma electrónica, emitido por una entidad acreditada. Es el paso que más retrasa las constituciones, porque se descubre tarde: conviene resolverlo antes que ninguna otra cosa. Qué es, quién puede emitirlo y qué mirar antes de comprarlo está en la guía de la firma electrónica.

4. El acto constitutivo

Aquí se decide todo lo que luego cuesta cambiar: objeto social, capital y su división, domicilio, administración y representación legal, y las reglas internas de gobierno. La forma depende de la figura:

• S.A.S. Se constituye por documento privado, es decir, sin pasar por notaría, en el trámite en línea de la Superintendencia. Así lo dispuso la Ley Orgánica de Emprendimiento e Innovación, y el trámite quedó habilitado en mayo de 2020.
• Anónima y compañía limitada. Se constituyen por la vía societaria tradicional, aunque desde la reforma de 2023 más de sus trámites pueden hacerse también sin notario.

Ley Orgánica de Emprendimiento e Innovación (Suplemento del Registro Oficial 151, 28 de febrero de 2020) · Ley Reformatoria a la Ley de Compañías (Suplemento del Registro Oficial 269, 15 de marzo de 2023) · Ley de Compañías, codificación publicada en el Registro Oficial 312, 5 de noviembre de 1999.

Un apunte sobre el objeto social: conviene que describa lo que la compañía va a hacer de verdad, porque de ahí sale la actividad económica con la que se la clasificará después (ver el CIIU, el código con el que se clasifica la actividad).

5. Inscripción y existencia legal

La compañía no existe por haber firmado el acto constitutivo: existe cuando queda inscrita en el registro. Ese es el momento en que aparece con su situación legal, su tipo, su fecha de constitución y su domicilio: exactamente los campos que este directorio publica en cada ficha. Junto con la inscripción se registran los nombramientos de administradores y representante legal, que son los que acreditan quién puede firmar en nombre de la compañía y comprometerla frente a terceros.

6. El RUC, en 24 horas

Con la compañía inscrita se emite el Registro Único de Contribuyentes. La reforma de marzo de 2023 ordenó al SRI (el Servicio de Rentas Internas) emitirlo en un plazo de 24 horas para las compañías recién constituidas: es el cambio que convirtió la constitución en un asunto de días. Cómo se lee ese número, y por qué el 001 final no significa lo que la gente cree, está en qué es el RUC.

Lo que empieza el día uno

Constituir es el principio. Desde el primer día corren obligaciones que no avisan, y las más caras de descubrir tarde son estas:

• Facturar electrónicamente. La obligación es general desde noviembre de 2022 para los contribuyentes que emiten facturas. Necesitas certificado de firma y un sistema que los emita (ver facturación electrónica).
• Llevar contabilidad y presentar los estados financieros dentro del primer cuatrimestre de cada año (Ley de Compañías, art. 20).
• Declarar IVA, retenciones e impuesto a la renta según el calendario que fija el noveno dígito del RUC: cada dígito tiene su día de vencimiento en el mes.
• Permisos locales. Patente municipal, permiso de funcionamiento y los sectoriales que correspondan a la actividad.

El calendario completo, con qué se presenta y cuándo, está en el año de una compañía.

Las cifras que sí constan en la norma

Circulan muchos presupuestos cerrados de «cuánto cuesta abrir una empresa». Aquí solo publicamos las cifras con respaldo normativo, porque son las únicas verificables: el capital mínimo es de 800 dólares para la sociedad anónima y 400 para la compañía de responsabilidad limitada, montos que fija la Superintendencia de Compañías por resolución general, por delegación de la propia ley (Ley de Compañías, arts. 160 y 102); ninguno para la S.A.S.; y la sucursal de compañía extranjera debe asignar al menos 2.000 dólares (Ley de Compañías, arts. 415 y siguientes).

Las tasas, honorarios y aranceles que se pagan por el camino varían según el trámite y según quién lo haga, y no los publicamos porque no tienen una fuente oficial que los respalde. Para una decisión real (figura, estatutos, estructura de capital) la conversación es con un abogado: esta guía es informativa y no es asesoría legal.