El año de una compañía: qué se presenta y cuándo

Una compañía ecuatoriana responde ante dos instituciones distintas y con calendarios distintos: la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, por su vida societaria, y el Servicio de Rentas Internas, por sus impuestos. Casi todos los problemas caros que se ven en el registro empiezan por perder de vista una de las dos. Este es el mapa completo.

La junta general ordinaria

Es el primer hito del año y el que sostiene todo lo demás. La junta general ordinaria debe reunirse al menos una vez al año, en los tres meses siguientes al cierre del ejercicio. Ahí se conocen las cuentas, el balance y los informes de los administradores y de los comisarios (los encargados de fiscalizar las cuentas por dentro), se decide qué se hace con las utilidades y se tratan los demás puntos del orden del día.

Ley de Compañías, art. 234.

El orden importa: la junta aprueba las cuentas, y esas cuentas aprobadas son las que se presentan a la Superintendencia en el paso siguiente.

Los estados financieros

La obligación central del año societario. La Ley de Compañías exige entregar los estados financieros dentro del primer cuatrimestre siguiente al cierre del ejercicio: para la mayoría de compañías, hasta finales de abril.

Ley de Compañías, art. 20.

Se preparan bajo las Normas Internacionales de Información Financiera, obligatorias en el país por la Resolución 08.G.DSC.010 de la Superintendencia (20 de noviembre de 2008), aplicada por etapas entre 2010 y 2012: primero el mercado de valores y las auditoras, después las compañías con activos sobre cuatro millones de dólares, y finalmente el resto.

Estos son los estados que alimentan los indicadores financieros de las fichas de este directorio y los rankings de las empresas más grandes. Que una compañía lleve años sin presentarlos es, en sí mismo, información.

El impuesto a la renta

Se declara una vez al año, y la fecha exacta la marca el noveno dígito del RUC, el número de contribuyente: los vencimientos se escalonan del día 10 al 28. Las sociedades declaran en abril; las personas naturales, en marzo. A lo largo del año, además, muchas compañías pagan anticipos y sufren retenciones que después se descuentan del impuesto que finalmente resulta a pagar (el impuesto causado).

Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, art. 72: vencimientos del 10 al 28 de abril para sociedades y del 10 al 28 de marzo para personas naturales, según el noveno dígito del RUC.

IVA y retenciones

La declaración de IVA es mensual para la mayoría de contribuyentes, con ciertos casos de declaración semestral, y sigue el mismo escalonamiento por noveno dígito. Quien ha sido designado agente de retención declara y paga además lo retenido a terceros, y debe entregar el comprobante de retención correspondiente.

Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, art. 158 (declaración mensual y casos de declaración semestral) y siguientes.

En la ficha de cada compañía de este directorio, el bloque de estado tributario indica si consta como agente de retención, como contribuyente especial (designado por el SRI por su tamaño, con más obligaciones) y si está obligada a llevar contabilidad: tres etiquetas que cambian por completo el calendario de una empresa.

Los anexos

Además de las declaraciones, el SRI exige informes detallados que cruzan lo declarado con lo facturado: el anexo transaccional (el detalle de compras y ventas), el de retenciones a los empleados en nómina y los sectoriales que correspondan. Son la razón por la que la contabilidad y la facturación tienen que cuadrar entre sí: los anexos son precisamente el lugar donde una diferencia se hace visible.

Emitir, recibir y conservar comprobantes

Desde el 29 de noviembre de 2022 la emisión electrónica es la regla general para los contribuyentes obligados a emitir facturas, por la Resolución NAC-DGERCGC22-00000024 (Segundo Suplemento del Registro Oficial 80, 9 de junio de 2022), que instrumentó lo dispuesto por la Ley Orgánica para el Desarrollo Económico y Sostenibilidad Fiscal tras la pandemia COVID-19 (Suplemento del Registro Oficial 587, 29 de noviembre de 2021).

Tres obligaciones conviven aquí, y se suele atender solo la primera:

• Emitir el comprobante electrónico correcto en cada operación.
• Recibir y controlar los de los proveedores: son los que sustentan el costo y permiten descontar el IVA pagado (el crédito tributario), y si no se tienen, no existen para la contabilidad.
• Conservar unos y otros durante un mínimo de siete años, en su formato original: el XML, no el PDF (Reglamento de Comprobantes de Venta, art. 41, reformado por el Decreto Ejecutivo 99, Registro Oficial 467, 29 de diciembre de 2023).

Y una novedad reciente que hay que atender este año: desde la Resolución NAC-DGERCGC26-00000027, publicada en el Registro Oficial del 28 de julio de 2026, cada comprobante debe llevar en su información adicional el RUC del proveedor del sistema o servicio de facturación que se utiliza. El detalle está en la guía de facturación electrónica.

Mantener el RUC al día

El RUC no es un número que se saca y se olvida: hay que actualizarlo cuando cambia lo que describe (domicilio, actividad económica, apertura o cierre de establecimientos, representante legal). Si no se actualiza, se nota desde fuera: decir que se tienen sucursales en cinco ciudades y registrar un solo establecimiento abierto es exactamente la contradicción que un cliente prudente detecta al verificar a la empresa.

Frente a la Superintendencia

Más allá de los estados financieros, la vida societaria deja rastro registral: los nombramientos de administradores y representante legal y sus renovaciones, los aumentos de capital, los cambios de domicilio o de objeto social, las reformas de estatutos. Las compañías sujetas a control pagan además una contribución anual a la Superintendencia, que el Superintendente fija cada año sobre los activos reales de cada compañía, con un tope del uno por mil (Ley de Compañías, art. 449).

Qué pasa si no se cumple

La consecuencia más seria no es una multa: es la desaparición. El artículo 377 de la Ley de Compañías (numeral 7) faculta a la Superintendencia a declarar disuelta a la compañía por el incumplimiento durante dos años seguidos de lo dispuesto en el artículo 20, es decir, por no presentar estados financieros dos años seguidos. Buena parte de las compañías que figuran disueltas en el registro no quebraron: dejaron de reportar.

Del lado tributario, las obligaciones vencidas y no impugnadas se vuelven exigibles y pueden cobrarse por la vía coactiva, con las medidas que eso permite. Lo explicamos en qué significa que una empresa tenga deuda con el SRI. Y el significado de cada estado del registro está en la guía de situación legal.

Esta guía es un mapa, no un calendario personalizado: las fechas exactas dependen del noveno dígito del RUC, del régimen y de las calificaciones de cada contribuyente, y las publica el SRI cada año. El caso concreto de cada compañía se resuelve con su contador.