Cómo saber si una factura electrónica es auténtica

Llega un correo con un PDF que dice «Factura». Puede ser exactamente lo que parece, o puede ser un archivo que alguien maquetó esta mañana. La diferencia no se ve mirando el PDF: se ve comprobando si detrás existe un comprobante electrónico autorizado por el Servicio de Rentas Internas. Esta guía es el procedimiento, y sirve igual para un contador que concilia cientos de documentos al mes que para quien va a pagar una sola factura grande.

Qué hay que probar, exactamente

Son tres cosas distintas, y conviene no mezclarlas:

1. Que el comprobante exista ante el SRI, con esa clave de acceso y esos importes.
2. Que lo haya emitido quien dice emitirlo: el RUC del comprobante debe ser el de la empresa con la que contrataste.
3. Que ese emisor sea quien dice ser: que la compañía exista, esté activa y no arrastre señales que el propio SRI publica.

El primer punto se resuelve con la clave de acceso; el segundo, comparando; el tercero, en un directorio como este. Los tres juntos son diligencia razonable antes de pagar.

Por qué el PDF no prueba nada

Porque el PDF no es la factura. Como explicamos en la guía de facturación electrónica, el comprobante que existe legalmente es un archivo XML firmado (un fichero de texto con los datos estructurados); el PDF es su RIDE, la representación impresa. Cualquiera puede producir un PDF con aspecto de RIDE: logotipos, código de barras y todo. Lo que no puede producir es un comprobante autorizado en los servidores del SRI.

La comprobación, en cuatro pasos

1. Localiza la clave de acceso. Son 49 dígitos, impresos bajo el código de barras del RIDE y presentes en el correo de entrega y dentro del XML. Si el documento no trae clave de acceso, ya tienes la respuesta.
2. Recupera el comprobante autorizado a partir de esa clave y mira lo que devuelve la fuente, no lo que dice el PDF.
3. Compara campo por campo: RUC y razón social del emisor, fecha de emisión, identificación del comprador, subtotal, IVA y total. Una diferencia en el total entre el XML y el PDF rara vez es un redondeo: trátala como manipulación hasta que el emisor la explique.
4. Comprueba el estado del comprobante (abajo) y, si todo cuadra, archiva el XML, no el PDF.

Los cuatro estados de un comprobante

• Autorizado. El SRI validó el comprobante. Es el estado normal y el único que sirve para sustentar el costo o el gasto y para descontar el IVA pagado (el crédito tributario).
• En procesamiento. El comprobante fue transmitido y todavía no hay respuesta. Es transitorio: si persiste, el emisor tiene un problema en su envío.
• No autorizado. El SRI lo rechazó: clave mal formada, firma caducada, datos inconsistentes. No existe como comprobante; hay que exigir su reemisión.
• Anulado. Existió y el emisor lo dejó sin efecto. Ojo con recibir un PDF de un comprobante que después fue anulado: la copia sigue viéndose igual de bien.

Comprobar quién emitió

Un comprobante puede ser perfectamente auténtico y aun así venir de una contraparte que no te conviene. Con el RUC del comprobante en la mano, búscalo en este directorio: la ficha muestra la razón social inscrita, la situación legal de la compañía en el registro societario y el estado de su RUC ante el SRI. Esos dos datos no siempre coinciden.

Es la comprobación que separa «este documento es real» de «esta empresa es real». Las dos hacen falta, y el procedimiento completo está en cómo verificar una empresa ecuatoriana.

Señales que obligan a mirar dos veces

• El SRI marca al emisor como contribuyente fantasma o con transacciones inexistentes. Son calificaciones que publica la propia administración tributaria: la primera señala empresas que considera sin operación real, y la segunda, facturas por operaciones que determinó que no ocurrieron. Aparecen en la ficha de la compañía cuando existen, y las facturas de un emisor así no sirven para descontar impuestos y arrastran a quien las usa.
• El RUC del comprobante no es el de la empresa con la que negociaste, aunque el nombre comercial coincida. Es el patrón clásico de suplantación.
• La compañía consta disuelta, liquidada o cancelada y sigue emitiendo.
• El comprobante llega desde un dominio que no tiene nada que ver con el proveedor, o pide pagar a una cuenta distinta de la habitual.

Qué archivar después

El XML autorizado. El reglamento obliga a conservar los comprobantes durante un plazo mínimo de siete años, y quien recibe necesita el archivo original, no una impresión, para sustentar el gasto ante una revisión.

Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios (Decreto Ejecutivo 430, Registro Oficial 247, 30 de julio de 2010), art. 41, reformado por el Decreto Ejecutivo 99 (Registro Oficial 467, 29 de diciembre de 2023).

Hacerlo a mano, factura por factura, no se sostiene con cientos al mes. Lo razonable es que los comprobantes lleguen ya archivados y conciliados.